Vega

Quelle que soit la taille et la catégorie de votre hôtel, les nombreuses fonctionnalités de Vega répondent à vos besoins quotidiens :

Plannings de réservations

• Planning interactif des chambres avec visualisation de 7, 15 ou 30 jours à l’écran
• Planning par type et/ou par numéro de chambres avec pictogrammes
• Planning des garages
• Plannings des arrivées / départs, d’occupation, des no-show…
• Planning gouvernante, gestion des recouches, des chambres à blanc et du linge
• Calendrier perpétuel (futur et passé) avec indication week-ends et jours fériés
• Gestion des évènements
• Planning des effectifs (petits déjeuners, déjeuners, diners)…
• Visualisation des réservations par code de couleur (options, confirmées …)
• Gestion de l’over booking
• Gestion des délogements inopinés par simple « cliquer/glisser »
• Gestion des délogements programmés
• Gestion d’une liste d’attente de réservations
• Gestion des prix de séjours
• Gestion des allotements avec rétrocessions automatiques
• Gestion des annulations, des no-show
• Gestion des refus

Fiche de saisie de réservations

• Gestion des réservations « individuels »
• Gestion des réservations « groupes » avec rooming-list automatique ou manuelle
• Gestion des arrivées et départs décalés des membres de groupes
• Recherche automatique des anciens clients lors de la saisie de réservation
• Visualisation de l’historique du client lors de la saisie de réservation
• Gestion de la segmentation de clientèle
• Gestion des nationalités (INSEE)
• Gestion des dates d’option, suivi des confirmations
• Saisie et contrôle des n° de CB pour la VAD
• Gestion des bons cadeaux
• Gestion des types de séjours
• Génération automatique des courriers, e-mails et/ou sms (confirmations, arrhes…),en français et en langues étrangères…

Gestion des réservations par Internet

• Vega est intérfacé avec ReservIT et certifié IT Gold
• Vega est interfacé avec AvailPro et labellisé Partenaire Certifié

Cette connectivité « two ways » permet de mettre à jour vos « web disponibilités » et de recevoir en retour et automatiquement les « web réservations » en provenance de vos canaux de distribution (et/ou de votre propre site internet).

Facturation

• Fonction de facturation automatique des arrangements
• Fonction de « paiement à l’arrivée »
• Gestion des tarifs corporates et tarifs saisonniers
• Facturation par n° de chambre ou par nom du client
• Facturation passage au comptant
• Factures pro forma au format papier ou informatique
• Modification de factures avant et après édition
• Gestion des notes d’extra (jusqu’à 8 notes par client)
• Partages et transferts de factures (par ligne, quantité, montant)
• Notes sans détail, regroupement de lignes
• Gestion des offerts, des remises, ligne par ligne ou globales sur facture
• Gestion des arrhes, des prépaiements et des avances aux clients
• Gestion des commissions agences avec relevé et historique des CA, des séjours…
• Fonction de réédition de factures avec recherche multicritères
• Gestion des encaissements avec possibilité de règlement fractionné…
• Gestion des comptes débiteurs
• Echéancier détaillé des factures, historique des règlements
• Gestion des relances par courrier et par e-mail (en français et en langues étrangères)

Main courante, gestion back office

• Main courante, statistiques et analyses complètes
• Budgets avec comparatif prévisionnel et réalisé en % et en valeur
• Feuille de situation détaillée (CA, Nuitées, TO semaine et week-end, RevPar…)
• Feuille INSEE
• Contrôle et suivi des annulations
• Déclaration mensuelle de la TVA (sur CA et/ou encaissements)
• Journal et livre de caisse détaillé (gestion des entrées et dépenses de caisse)
• Remises en banque (chèques, espèces…)

De la réservation de tables à la gestion des stocks en passant par la facturation, vous maîtrisez votre activité du bout des doigts.

Gestion des réservations

• Gestion des réservations restaurant avec gestion des arrhes
• Cahier des réservations midi/soir, observations
• Recherche automatique des anciens clients à la saisie de réservation
• Plan de table entièrement paramétrable et modifiable (en cours de service)

Facturation

• Facturation restaurant, bar, vente à emporter sur écran tactile et/ou au clavier
• Facturation sur PDA avec envoi des commandes en cuisine
• Liaison avec les distributeurs de boissons (Addimat)
• Gestion des clients « en compte » (facturation à la semaine, au mois…)
• Gestion des caissiers sécurisée par mot de passe ou clé (Dallas, carte magnétique)
• Partage de factures (par ligne, par quantité et par montant)
• Notes sans détail, transferts de tables, regroupement de lignes
• Gestion des offerts, des remises, ligne par ligne ou en global sur facture
• Gestion des bons cadeaux
• Editions multiformes des factures (format entièrement paramétrable)
• Fonction de réédition de factures (recherche par date, pdv, nom du client…)
• Gestion des encaissements avec possibilité de règlement fractionné
• Fonction « rendu monnaie », gestion des titres restaurant …
• Gestion des comptes débiteurs
• Gestion des relances par courrier (en français et en langues étrangères)…

Main courante, gestion back office

• Balance carrée jour et mois
• Analyse des CA jour, mois, année, de date à date avec comparatif N-1
• Analyse des remises, des offerts par nature de CA, jour, mois, année
• Journal des ventes jour, mois, année, de date à date
• Journal de caisse par caissier
• Hit-parade des ventes
• Budgets avec comparatif prévisionnel et réalisé en % et en valeur
• Feuille de situation détaillée (CA, Nb de couverts, Prix moyens, CA / heure, …)
• Analyse et suivi des encaissements (par mode de règlement, par date)
• Suivi et contrôle des annulations
• Transferts chambre et débiteurs
• Déclaration mensuelle de la TVA
• TVA sur les forfaits « boissons comprises »
• Journal et livre de caisse détaillé (gestion des entrées et dépenses de caisse)
• Remises en banque (chèques, espèces…), remise spéciale des titres restaurant
• Export de données et création de tableaux Microsoft Excel d’un clic de souris
• Fichier clients généré automatiquement lors de la réservation
• Historique client de fréquentation, de CA… sous forme de tableaux et de graphiques

Gestion des achats, des stocks et des fournisseurs

• Gestion des produits de base (ingrédients)
• Produits finis (vins)
• Fiches techniques avec composition des plats, ratios, marge, coût matière
• Fiches menus, menus à choix
• Feuille de marché…
• Gestion des fournisseurs
• Historique des achats
• Mercuriale des prix par produits
• Statistiques mensuelles d’achats
• Echéancier des règlements…
• Gestion des achats
• Saisie des commandes et visualisation des « en-cours »
• Entrées de stock automatiques lors de la saisie des BL ou factures fournisseurs
• Recalcul automatique des prix d’achats et coûts de revient lors de la saisie des achats
• Déstockage automatique des marchandises par la facturation
• Déstockage manuel par saisie de cessions de marchandises (bouchonnées, casse…)
• Suivi des achats et des variations de prix
• Alertes sur ratios, marges et ré-approvisionnements…
• Gestion de l’inventaire, par famille de produits, par lieux de stockage…
• Edition d’un état préparatoire d’inventaire (inventaire théorique)
• Saisie d’inventaire à n’importe quelle date (inventaires tournants)
• Evaluation automatique des écarts de stocks
• Valorisation automatique du stock (PAMP ou dernier prix d’achat)…
• Contrôle des ratios et marges réels
• Edition des remontées de cave…

Dès 3 ou 4 salles de réunions, vous apprécierez pleinement les fonctions développées pour gérer votre activité « séminaires ».

Plannings de réservations

• Planning des salles avec visualisation au jour (par tranche horaire) et à la semaine
• Planning perpétuel avec visualisation permanente des week-ends
• Gestion des évènements (salons, jours fériés…)
• Visualisation simultanée des disponibilités chambres / salles
• Planning de réservation par date ou par client
• Visualisation des réservations par code de couleur (options, confirmées, arrivées)
• Gestion des salles modulables (salles de sous commission)

Gestion des réservations

• Gestion des réservations par saisie directe sur le planning
• Saisie simultanée d’une réservation salle, chambres et/ou restaurant
• Détail de chaque événement rythmant la réunion (pauses, observations…)
• Gestion des aménagements (disposition des tables…)
• Gestion des équipements (vidéo projecteur, paper board, sono…)
• Nombreuses zones de saisie de commentaires…
• Feuille de liaisons interservices
• Devis clients
• Gestion des courriers et e-mails (confirmations, arrhes…), en français et en langues étrangères…

Facturation

• Fonction de facturation automatique des arrangements
• Gestion des tarifs corporates
• Modification de factures avant et après édition
• Gestion des notes d’extra (jusqu’à 8 notes par client)
• Partages et transferts de factures (par ligne, quantité, montant)
• Notes sans détail, regroupement de lignes
• Gestion des offerts, des remises, ligne par ligne ou globales sur facture
• Gestion des arrhes, des prépaiements et des avances aux clients
• Fonction de réédition de factures avec recherche multicritères
• Gestion des encaissements avec possibilité de règlement fractionné…
• Gestion des comptes débiteurs
• Echéancier détaillé des factures, historique des règlements
• Gestion des relances par courrier et par e-mail (en français et en langues étrangères)

L’activité spa et bien être se développe au sein des établissements hôteliers et Vega s’adapte aux nouvelles demandes de ses clients.

Plannings de réservations

• Planning des cabines avec visualisation au jour (par tranche horaire)
• Planning des thérapeutes (gestion des compétences, des disponibilités)
• Planning des soins par client, par cabine ou par esthéticienne
• Visualisation simultanée des disponibilités chambres / cabines
• Gestion automatique des disponibilités cabines / thérapeutes en fonction des soins
• Gestion des cabines indisponibles (travaux)
• Visualisation des réservations par code de couleur (options, confirmées, arrivées)

Gestion des réservations

• Saisie directe à l’écran pour les clients de l’hôtel et pour les clients « extérieurs »
• Fiche de réservation simple et complète en liaison directe avec le cardex clients
• Visualisation automatique de l’historique, des préférences et des habitudes du client
• Réservation de « soins simples » ou de « forfaits soins« 
• Création automatique des courriers, e-mails et/ou sms (confirmations, arrhes…),en français et en langues étrangères…

Facturation

• Facturation directe des clients « extérieurs »
• Facturation sur chambre pour les clients résidents à l’hôtel
• Gestion des arrhes
• Gestion des bons cadeaux

Disponible à tout moment dans votre logiciel Vega, le module de gestion clients est un élément clé de la gestion de votre établissement. Il centralise et restitue automatiquement toutes les informations qui vous permettent de connaître, d’analyser et de développer votre clientèle.

Fichier client

• Fichier prospect / client / débiteur / agence et société
• Fiche de coordonnées complètes
• Table multi contacts détaillée pour les sociétés
• Importante zone de notes en saisie libre
• Historique des CA / mois / an et par point de vente (tableaux, graphiques)
• Historique détaillé des séjours par facture, par date
• Historique agences et société avec relevé des commissions
• Historique débiteurs avec relevé des factures et des règlements
• Historique des produits consommés
• Historique des courriers, mails et SMS envoyés

Gestion commerciale

• Tri multicritères des données du fichier clients
• Export de données au format .TXT, .DOC, .XLS
• Réalisation de mailings (publipostage)
• Réalisation d’e-mailings (export de la Database)
• Réalisation de SMS-mailings (soirées à thème, évènements, promotions…)

Evitez-vous la corvée des plannings, gérez et contrôlez les heures de travail de vos employés.

Principales fonctionnalités

• Accès et utilisation du logiciel sécurisés par mots de passe
• Fonction intégrée de sauvegardes et de restauration des données
• Interface avec les logiciels Word™ et Excel™ (gestion des courriers et export de fichiers)
• Fonctionne sur tout PC équipé de Windows© XP ou supérieur
• Fonctionne avec un lecteur de badges magnétiques (pointeuse)…

Gestion des salariés

• Fiche salarié détaillée (coordonnées, observations…)
• Relevé et historique des contrats de travail (dates, durées, rémunération…)
• Gestion et suivi des courriers (avertissement, mise à pied…)…

Gestion des plannings

• Gestion prévisionnelle des horaires et plannings de travail
• Paramétrage individuel des horaires (jusqu’à 4 plages de travail par jour)
• Génération automatique des plannings de présence (jour, semaine, mois)
• Paramétrage des plages de repos et de repas
• Planning prévisionnel des salariés édité au choix pour un salarié ou un service…
• Relevé automatique des heures d’entrées / sorties par lecteur de badges magnétiques
• Saisie manuelle des dates et heures de récupération, congés, absences, maladie…
• Analyses
• Tableaux récapitulatifspar service, salarié ou date concernant :
  • les heures de travail brutes et nettes
  • les repos, les congés et maladies
  • les récupérations et accidents du travail
  • les retards et écarts comparés aux horaires théoriques
  • le nombre et le coût des repas…
• Gestion automatique du solde des heures (compte temps)
• Visualisation en temps réel des salariés présents, absents, en pause…
• Feuille d’émargement des salariés (jour, semaine, mois, de date à date)…